Come gestire le urgenze senza perdere te stessa

È venerdì. Ti immagini già seduta insieme alla tua amica, uno spritz davanti, pronta a rilassarti dopo la lunga settimana lavorativa.

E invece…

Una richiesta improvvisa. Il tuo capo si presenta con un’urgenza dell’ultimo minuto. Il tuo cliente ti chiede “una modifica al volo”.

Vuoi goderti il tuo meritato tempo libero e, invece, ti ritrovi bloccata alla scrivania per far fronte alle urgenze altrui, mentre le tue priorità passano in secondo piano.

Gli imprevisti capitano, e la flessibilità è parte integrante di una buona pianificazione. Ma diventa frustrante quando “l’imprevisto del venerdì” smette di essere l’eccezione e diventa la regola.

Sentire i nostri bisogni scavalcati da priorità che non sono le nostre è avvilente e, alla lunga, affannati nella corsa sulla ruota del criceto, perdiamo di vista il quadro generale del nostro lavoro e della nostra vita privata.

“Ho fretta, quindi vado lentamente.”
— Napoleone Bonaparte

Quando il caos mentale inizia a diventare troppo, invece di continuare a correre, la cosa più sensata è fermarsi.

Fermarsi non significa ignorare le responsabilità, ma riprendere il controllo, ridefinendo le priorità.

Ma come fermarsi? E tutti gli impegni in scadenza?

Quando le cose da fare sono tante, le urgenze troppe e le priorità confuse, la cosa migliore è fare un passo indietro e rimettere tutto nella giusta prospettiva.

Una tecnica utile per fare chiarezza è la Matrice del Tempo (o di Eisenhower), che ti permette di classificare le attività secondo due criteri: urgenza e importanza. Suddividendo i compiti in quattro categorie – urgente e importante, importante ma non urgente, urgente ma non importante, né urgente né importante – riuscirai a vedere chiaramente cosa deve essere fatto subito, cosa può essere pianificato, cosa può essere delegato e cosa, infine, può essere eliminato del tutto. Questo strumento ti aiuterà a dare la priorità agli impegni che contano davvero e a liberarti delle attività che consumano tempo ma non portano valore.

Dopo aver chiarito le priorità, pianifica il lavoro con la tecnica del Time Blocking. Questa pratica consiste nel suddividere la giornata in blocchi di tempo dedicati a specifiche attività. Blocca subito in agenda il tempo per gli impegni più importanti e prioritari, lasciando spazi per pause e recupero. A seguire, organizza i compiti meno urgenti. In questo modo avrai una visione chiara di ciò che puoi affrontare e quanto tempo dedicare ad ogni attività, evitando di sentirti sopraffatta.

Anche perché…

1. Non possiamo essere davvero produttivi se siamo esausti, affaticati mentalmente e fisicamente.

2. In uno stato mentale di urgenza e sopraffazione, ogni risultato o successo che otterremo non ci porterà piena soddisfazione, perché ottenerlo ci sarà costato più del valore che gli riconosciamo.

Quindi fermati. Osserva. Respira. E chiarisci cosa ha davvero importanza.

Dopodiché, pianifica. In questo modo, non solo manterrai una pianificazione più flessibile, ma avrai una visione realistica di ciò che può essere rimandato e cosa no, cosa è giusto fare e cosa può essere delegato.

Il fatto che il nostro lavoro ci piaccia e ci appassioni non cancella il fatto che possa drenare le nostre energie. Lavorare fino a tardi per progetti che amiamo è comprensibile, ed è naturale che accada, ma è bene prevedere il tempo per recuperare quelle energie.

Inserire in agenda appuntamenti con noi stessi e con le cose che ci fanno stare bene non significa essere egoisti o dare meno importanza al lavoro. Anzi, significa prepararci per dare il meglio di noi in ogni contesto.

Concludo con una frase utile a definire i confini lavorativi quando gli imprevisti diventano la norma:

“Capisco l’urgenza della richiesta, tuttavia, dato il poco preavviso e gli impegni già in corso, non riesco a occuparmene immediatamente. In questo momento non potrei garantire un lavoro di qualità in tempi così ridotti. Preferisco affrontarlo con la dovuta attenzione lunedì, così da assicurare un risultato che rispetti le aspettative. Grazie per la comprensione.”

Ascoltare i nostri bisogni, stabilire dei confini chiari e pianificare in modo consapevole non solo ci permette di affrontare le sfide con maggiore lucidità, ma ci aiuta anche a godere pienamente del tempo che dedichiamo a ciò che conta davvero, dentro e fuori dall’ufficio.