La matrice del tempo di Stephen Covey

Tutti conosciamo l’ormai nota metafora del barattolo di maionese e dei sassolini, ideata da un professore di filosofia per insegnare ai suoi studenti un’importante lezione sulle priorità della vita.
Il professore entrò in classe e, senza dire una parola, iniziò a riempire il barattolo con delle palline da golf. Sembrava pieno, ma c’era ancora spazio per dei sassolini e poi anche per della sabbia. Come ultima cosa versò dentro il barattolo due bicchieri di vino.
Le palline da golf rappresentavano le cose veramente importanti: famiglia, salute, amici e passioni. I sassolini le cose che contano: lavoro, casa, soldi. La sabbia, invece, tutto il resto: le piccole cose.
Se nella nostra vita usassimo la maggior parte del tempo per la “sabbia”, sarebbe impossibile trovare posto ed energia per le “palle da golf”.
La morale è semplice: Definite le vostre priorità, il resto è solo sabbia.
Ed il vino? Serve semplicemente a dimostrare che per quanto la nostra vita possa sembrare piena, c’è sempre spazio per un bicchiere di vino con un amico.

Definire le priorità tra impegni ed urgenze non è sempre semplice. Ci facciamo trascinare da situazioni di crisi e non riusciamo a dedicare il giusto tempo alle cose che lo meriterebbero veramente.
Per gestire efficacemente il proprio tempo è fondamentale pianificare i nostri impegni sulla base di quelle che per noi sono le priorità.
Esiste un metodo per farlo: organizzarsi con l’aiuto della matrice di Covey. Ovvero suddividere i propri impegni in 4 quadranti secondo l’urgenza e l’importanza che hanno per noi: importante-urgente, importante-non urgente, non importante-urgente, non importante-non urgente. Ogni sezione va gestita in modo diverso.

I quadrante – urgente/importante

FALLO SUBITO
Riguarda tutte le attività che richiedono un’attenzione immediata. Solitamente si tratta di problemi o crisi, è importante, dunque, risolvere quanto prima tutti gli impegni presenti in quest’area, ma senza che ci consumino, senza rimanervi sommersi. Se ci facciamo sopraffare dai problemi cercheremo sollievo nelle attività non urgenti e non importanti del IV quadrante, con risultati deludenti e demotivanti.

II quadrante – non urgente/importante

PIANIFICA
“Le persone proattive non hanno in mente principalmente i problemi, hanno in mente principalmente le opportunità”
Questo quadrante rappresenta il cuore di un’efficace gestione personale. Comprende attività importanti sul lungo e medio termine.
Le attività di questo quadrante sono quelle che, se fatte con regolarità, apporterebbero un enorme miglioramento nella nostra vita. Quando le portiamo a termine la nostra efficacia sale in modo esponenziale perché lavoriamo dalla radice, pensiamo in anticipo e adottiamo misure preventive per evitare che le situazioni degenerino.

III quadrante – urgente/non importante

DELEGA
Questa sezione è quella che più di tutte potrebbe trarre in inganno. Non è sempre facile determinare quali impegni urgenti siano anche importanti. Solitamente quest’area riguarda attività esterne alla nostra sfera di influenza, spesso delegabili.

IV quadrante – non urgente/non importante

FALLO DOPO
Questo quadrante racchiude tutte le attività che andrebbero eliminate o ignorate il più possibile. Sono faccende inutili che rubano tempo alle cose veramente importanti del II quadrante.

In conclusione più tempo dedicheremo alle attività del II quadrante, meno saremo sommersi dalle urgenze del I quadrante. Inoltre è importante ricordare che una cosa urgente non è detto che sia importante e che, se non lo è, andrebbe completamente ignorata.